Vastgesteld door het bestuur van Stichting Kwibus, Stichting Vrienden van Kwibus en Stichting  Theatergroep Theo op 10 juni 2024. 

Stichting Kwibus, Stichting Vrienden van Kwibus en Stichting Theatergroep Theo,  hierna te noemen: de stichtingen, nemen je privacy zeer serieus en behandelen jouw  gegevens daarom uiterst zorgvuldig. Wij houden ons uiteraard aan de relevante wet en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening  Gegevensbescherming (AVG). 

Dit betekent dat wij: 

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen via deze privacyverklaring, voordat  wij je persoonlijke gegevens verwerken; 
• Alleen de persoonlijke gegevens opslaan die nodig zijn voor onze  doeleinden en activiteiten; 
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van je persoonlijke  gegevens, mocht toestemming verplicht zijn; 
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om je persoonlijke gegevens te  beschermen; 
• Je rechten respecteren, zoals het recht op inzage, wijzigen of verwijderen  van je verwerkte persoonsgegevens.  

In deze privacyverklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens wij dus verwerken  van onze vrijwilligers, spelers, vrienden, docenten en cursisten, hierna te noemen: de  betrokkenen. Daarnaast beschrijven we ook hoe we met de persoonsgegevens van  deze betrokkenen omgaan en welke rechten deze betrokkenen hebben als het gaat  om hun gegevens. 

1. Soort persoonsgegevens die wij verwerken 

Om je zo goed mogelijk van dienst te zijn, is het noodzakelijk dat wij jouw  persoonsgegevens verwerken. Persoonsgegevens die worden verzameld, worden  uiteraard door ons verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en  regelgeving. Via o.a. de website www.kwibus.nl is het mogelijk om je persoonlijke  gegevens achter te laten en je aan te melden voor een activiteit bij Kwibus. Dat kan  zijn als speler, als vrijwilliger, als cursist, als vriend of alleen omdat je op de hoogte  gehouden wilt worden van kwibusactiviteiten via de digitale nieuwsbrief. 

Het betreft de volgende gegevens die wij desgevraagd van je verwerken:  • Voor- en achternaam 

• Adresgegevens 
• E-mailadres 
• Telefoonnummer 
• Leeftijd 
• Geslacht (alleen bij de lessen) 
• Geboortedatum (alleen bij de lessen) 
• Banknummers (machtigingsformulier Vriend van Kwibus) 

Jonger dan 18 jaar? 

Het kan voorkomen dat de stichtingen persoonlijke gegevens verwerken en opslaan  van personen jonger dan 18 jaar. Dit omdat we producties maken waarin kinderen  meespelen of lessen aanbieden voor personen onder de 18 jaar. Wanneer dit het  geval is dan wordt bij de aanmelding áltijd om toestemming gevraagd van ouders of  voogd. Hierbij vragen we ook om de naam, e-mailadres en telefoonnummer van een  ouder of voogd.  

We kunnen echter niet altijd controleren of een bezoeker van onze website of een  betrokkene die zich aanmeldt, 18 jaar of ouder is. Wij raden ouders dan ook aan  betrokken te zijn bij de online-activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat  er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je  ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben  verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via  kwibus@kwibus.nl, en dan verwijderen wij uiteraard deze informatie. 

2. Doel verwerking persoonsgegevens 

De stichtingen gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: • We willen graag weten wie er meedoen aan onze spelmiddag –avonden  (audities) om eventueel mee te doen aan een nieuwe productie. 

• Bij het aanmelden voor een productie vragen we ook om je leeftijd. Deze  registreren we niet in ons leden administratiesysteem, maar dit is voor de  regisseur handig om te weten zodat diegene zich kan voorbereiden met de  juiste spelvormen en teksten. 
• Wanneer je geschikt bent voor een rol en je gaat meedoen aan een productie  willen we graag weten wie je bent en moeten we je contactgegevens opslaan  om met je te kunnen communiceren. 
• Als je vrijwilliger, cursist of Vriend bent bij Kwibus willen we graag weten wie je  bent en moeten we je contactgegevens opslaan om met je te kunnen  communiceren. 
• Omdat lessen (binnen een cursus) die gegeven worden aan personen onder  de 21 jaar BTW vrij zijn, moeten wij dit kunnen bewijzen bij een controle.  Daarom vragen wij bij de aanmelding voor een cursus, altijd om de  geboortedatum. 
• We verzenden via de mail onze digitale nieuwsbrief ‘Het Kwibusnieuws’. • We verzenden per post het papieren minimagazine ‘Uit de Coulissen’. • Als speler betaal je een spelersbijdrage en dus moeten we je persoonlijke  gegevens verwerken om je betaling af te handelen. 
• Wanneer je het machtigingsformulier (Vriend van Kwibus) hebt ingevuld dan  hebben we jouw contactgegevens en bankgegevens nodig om de incasso te  verwerken. 
• We willen je eventueel kunnen bellen, appen of mailen indien dat nodig is ten  behoeve van de activiteit(en) die we uitvoeren. 

De stichtingen bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is  om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. 

3. Gebruiksregels 

De stichtingen draaien voornamelijk op vrijwilligers, zoals bestuursleden, regisseurs,  groepscoördinatoren en leden van een productieteam. Ook de administratie en de  verwerking van de persoonlijke gegevens van onze spelers, vrijwilligers, vrienden en  cursisten in het ledenadministratiesysteem wordt gedaan door een vrijwilliger. De  docenten van een musical, zang- of toneelles worden wel betaald voor hun diensten.  Omdat we het belangrijk vinden dat al onze vrijwilligers en docenten zich bewust zijn  van de gevoeligheid van de verwerking van persoonlijke gegevens, hebben we een  aantal gebruiksregels opgesteld. De personen die privacygevoelige gegevens  verwerken en/of werken met veel persoonlijke gegevens tekenen een document  waarin deze gebruiksregels zijn opgesteld. De stichtingen geven zo minimaal  mogelijk toegang tot persoonsgegevens. Een regisseur heeft alleen toegang tot  persoonlijke gegevens van vrijwilligers omtrent hun eigen productie. 

4. Delen van persoonsgegevens met derden 

De stichtingen verstrekken je persoonlijke gegevens niet zonder jouw toestemming  met een derde partij. Dit gebeurt alleen wanneer wij dat wettelijk verplicht zijn  (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).  

5. Cookiebeleid 

De website van stichting Kwibus, www.kwibus.nl, maakt gebruik van cookies. Dit zijn  zowel functionele, analytische als trackingcookies. 

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website  wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij  gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw  gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden  bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website  optimaliseren. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al  geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het  plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te  stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die  eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. 

Functionele cookies 

Er worden cookies op uw computer geplaatst om ervoor te kunnen zorgen dat onze  website veilig en optimaal informatie en diensten aan u levert. Deze cookies zijn  noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van onze systemen. Deze cookies worden  verwijderd zodra u de webbrowser sluit. Wij plaatsen een sessiecookie op uw  computer om uw gebruik van onze website te volgen. Dit is essentieel om ervoor te  zorgen dat alle informatie die u invoert en alle webpagina’s die u bezoekt uw  gegevens onthoudt. Dit voorkomt dat elke pagina u ziet als een nieuwe bezoeker.  Deze cookie identificeert u niet persoonlijk. Deze cookies worden geplaatst tijdens  het doen van een bestelling of tijdens uw aanmelding of registratie. 

Analytische cookies 

Onze website maakt gebruik van Google Analytics om de prestaties van de website  te kunnen volgen. Deze informatie wordt verzameld op geaggregeerd- en niet op 

individueel niveau. Google Analytics maakt gebruik van een anonimisering functie.  Dit betekent dat Google het IP-adres van de gebruiker inkort en anonimiseert  wanneer deze onze websites bezoekt vanuit een lidstaat van de Europese Unie of  een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese  Economische Ruimte (EER). Hoelang deze cookies door Google worden  opgeslagen, kan variëren. Lees meer over het gebruik van cookies door Google  Analytics. 

Tracking cookies 

Wanneer u op onze website gebruik maakt van de social-media functie, zoals  bijvoorbeeld Facebook, zal het sociale netwerk uw activiteiten middels een door hun  geplaatste cookie registreren. 

De volgende cookies worden geplaatst: 

6. Beveiliging 

Het beveiligen van je persoonlijke gegevens nemen we serieus en we nemen dan  ook passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste  openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Om je privacy te  beschermen, nemen wij in ieder geval de volgende maatregelen: 

• Toegang tot het ledenadministratiesysteem wordt afgeschermd met een  gebruikersnaam en wachtwoord inclusief multi-factor authenticatie. • De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd  systeem; 
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (SSL) waarmee alle informatie tussen jou en onze website wordt afgeschermd wanneer je persoonsgegevens  invoert; 

Als je het idee hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn  van misbruik, neem dan contact met ons op via kwibus@kwibus.nl. 

7. Je rechten 

Als je een vraag hebt, of je wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben  opgeslagen neem dan ook contact op met Stichting Kwibus. Zie daarvoor de  contactgegevens hieronder.  

Je hebt de volgende rechten: 

• Uitleg over welke gegevens wij hebben opgeslagen en wat wij daarmee doen. • Inzage in de persoonsgegevens die wij hebben. 
• Je persoonlijke gegevens wijzigen of een fout laten corrigeren. • Je gegevens verwijderen. 
• Intrekken van toestemming. 
• Je afmelden voor de digitale nieuwsbrief of het papieren minimagazine. • Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik. 

Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op  

gegevensoverdraagbaarheid? Wil je een klacht indienen over het gebruik van je  persoonsgegevens of heb je andere vragen/opmerkingen over het verwerken van je  persoonlijke gegevens? Stuur dan een verzoek naar kwibus@kwibus.nl. Let op dat je  altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat wij geen gegevens van  de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Dan zorgen we dat er zo snel  mogelijk contact met je wordt opgenomen om de mogelijkheden te bespreken. 

8. Wijzigingen 

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen indien daar aanleiding toe is en op onze  website zullen wij dan een update plaatsen. 

9. Contactgegevens
    
   

Stichting Kwibus 

Daltonstraat 3 
3401 WG IJsselstein 
KvK Utrecht 41182895 
IBAN NL70 INGB 0001000188 kwibus@kwibus.nl

Stichting Vrienden van Kwibus

Daltonstraat 3 
3401 WG IJsselstein 
KvK Utrecht 30174153 
IBAN NL88 INGB 0009148640
penningmeester@kwibus.nl 

Stichting Theatergroep Theo

Lauwerecht 125 
3515 GR Utrecht 
KvK Utrecht 41265874 
IBAN NL24INGB0006258319 lessen@kwibus.nl